le traitement des dossiers
RGPD garantie
de traitement sinistres
en production
Ce que Gère Concrètement une Équipe BPO Assurance
Pas une promesse générique : voici les tâches précises que nous prenons en charge à votre place
Dans le secteur de l'assurance, les équipes internes passent une part significative de leur temps sur des tâches à fort volume et faible valeur ajoutée : relances de pièces manquantes, suivi de dossiers sinistres en attente, qualification des demandes entrantes, traitement des demandes de devis, saisie d'avenants. Ce sont précisément ces flux que nous prenons en charge — pour que vos gestionnaires se concentrent sur les dossiers complexes et la relation à haute valeur avec vos assurés.
Le coût d'un appel entrant géré en interne en France est estimé entre 8 € et 15 €. En externalisant au Maroc avec des agents formés à votre métier, ce coût descend à 4 € à 6 € — sans compromis sur la qualité ni sur la conformité. Découvrez comment notre service client externalisé s'adapte aux exigences du secteur assurantiel.
Dossiers incomplets et relances chronophages
Une déclaration de sinistre sur trois arrive sans toutes les pièces nécessaires. Nos agents prennent en charge les relances téléphoniques et par email, le suivi des délais et la mise à jour du statut dans vos outils — sans mobiliser vos gestionnaires.
Pics d'activité impossibles à absorber en interne
Événement climatique, période de renouvellement annuel, campagne de souscription : les volumes peuvent être multipliés par 5 en 48 h. Nous disposons d'un vivier d'agents pré-formés à votre secteur, mobilisables sous 24 à 48 h.
Hétérogénéité des réponses et risque réputationnel
Un assuré qui reçoit deux informations différentes sur sa franchise ou ses exclusions génère une réclamation — et parfois un contentieux. Nos agents travaillent sur scripts validés, avec escalade systématique des cas ambigus à votre équipe.
Services BPO Assurance : Ce Que Nous Prenons en Charge
Des solutions concrètes pour compagnies d'assurance, mutuelles, courtiers et agents généraux
Pour les compagnies d'assurance et les mutuelles
Gestion des sinistres de premier niveau
Nos agents prennent en charge les déclarations entrantes (auto, habitation, santé, prévoyance), ouvrent les dossiers dans vos outils, relancent les pièces manquantes et assurent l'information proactive des assurés jusqu'à la clôture.
- Ouverture et qualification des déclarations de sinistre
- Collecte et vérification des pièces justificatives
- Relances téléphoniques et email des dossiers incomplets
- Coordination avec experts et réparateurs agréés
- Information proactive et suivi de l'avancement du dossier
Relation assurés multicanal (entrant et sortant)
Nos agents répondent à vos assurés par téléphone, email et chat avec un ton professionnel et rassurant. Ils maîtrisent le vocabulaire assurantiel (franchise, plafond, exclusions, conditions particulières) et appliquent vos scripts de réponse à la lettre. En savoir plus sur notre service client externalisé.
- Réponses aux questions sur garanties, couvertures et exclusions
- Gestion des réclamations et orientation vers le bon interlocuteur
- Rappels de rendez-vous avec des experts ou des réparateurs
- Escalade systématique des situations sensibles (décès, litige)
Back-office contrats et gestion administrative
Traitement des tâches administratives répétitives pour que vos équipes se concentrent sur la gestion des dossiers complexes. Notre pôle back-office prend en charge l'ensemble du cycle de vie du contrat.
- Saisie et mise à jour des contrats et conditions particulières
- Traitement des avenants, modifications de garanties
- Résiliations loi Hamon, loi Chatel, loi Bourquin
- Relances de renouvellements et gestion des échéances
Saisie de données et archivage documentaire
Numérisation de documents, saisie de polices, mise à jour de bases assurés. Précision de 99,9 % sur des données sensibles. Pour en savoir plus sur nos capacités de traitement, consultez notre page saisie de données.
- Numérisation et indexation de documents papier
- Saisie et contrôle de polices et conditions particulières
- Nettoyage et enrichissement de bases de données assurés
- Archivage électronique conforme GED
Pour les courtiers et agents généraux
Traitement des demandes de devis et qualification
Nos agents reçoivent les demandes de devis entrants (web, téléphone, email), qualifient le profil du prospect (type de bien, usage, sinistralité passée), collectent les informations nécessaires et les transmettent structurées à votre équipe commerciale ou dans votre CRM.
Prise de rendez-vous et relances commerciales
Planification d'appels de rappel, relances de prospects ayant demandé un devis sans souscrire, prise de rendez-vous téléphoniques ou en agence. Un flux entrant mieux géré, un taux de transformation amélioré.
Conformité RGPD et Sécurité des Données : Notre Priorité Absolue
La confidentialité des données de vos assurés est le frein numéro un à l'externalisation dans le secteur assurance. Voici ce que nous mettons concrètement en place.
Les données que vous nous confiez sont sensibles : numéros de police, historiques de sinistres, informations de santé, données bancaires pour les prélèvements. Toute fuite ou mauvaise manipulation peut engager votre responsabilité auprès de l'ACPR et de la CNIL, et nuire durablement à votre réputation. Brill'Art Communication a été conçu dès le départ pour répondre aux exigences les plus strictes du secteur assurantiel francophone.
100% Conforme RGPD
Clauses contractuelles types CNIL pour les transferts de données hors UE, registre des traitements tenu à jour, DPO désigné, procédures de notification d'incident conformes à l'article 33 du RGPD.
Infrastructure sécurisée
Accès VPN chiffré, postes de travail sans stockage local ni périphériques amovibles, enregistrement des appels, traçabilité complète des actions (audit trail), surveillance réseau en continu.
Agents formés et habilités
Formation obligatoire sur le secret professionnel assurantiel, signature de clauses de confidentialité individuelles, habilitations nominatives sur vos outils, sensibilisation continue aux risques cyber.
Ce Que Nos Clients Assurance Constatent Après 3 Mois
Des gains mesurables sur les indicateurs qui comptent pour votre direction et vos assurés
Coûts de traitement réduits
Un appel entrant géré en interne coûte entre 8 € et 15 €. Externalisé au Maroc avec des agents formés à votre métier, ce coût descend à 4–6 €. Sur 10 000 appels par mois, l'économie annuelle dépasse 40 000 €.
Délais de traitement des sinistres raccourcis
Le délai moyen passe de 12 jours à 8 jours grâce à des équipes dédiées au suivi de dossiers et aux relances de pièces manquantes — sans attendre la disponibilité de vos gestionnaires internes.
Satisfaction assurés en hausse
Des agents disponibles, formés à l'empathie assurantielle et capables de maintenir un suivi régulier — y compris en période de crise ou de pic d'activité. Vos assurés ne tombent plus sur répondeur.
Capacité multipliée par 5 en 48 h
Catastrophe naturelle, tempête, grêle massive : nous activons notre plan de montée en charge en 24 à 48 h avec des agents pré-formés à votre secteur et à vos procédures, sans interruption de service.
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Nous Travaillons Dans Vos Outils Métier, Pas à Côté
Intégration transparente à votre environnement technique existant — sans rupture de processus
Nos équipes sont formées aux principaux logiciels de gestion assurance du marché francophone. Nous nous connectons à votre CRM, votre outil de gestion sinistres et votre téléphonie via accès sécurisé — aucune migration, aucune coupure. Le démarrage est opérationnel en 3 semaines.
Questions Fréquentes sur l'Externalisation BPO dans le Secteur Assurance
Les réponses aux interrogations les plus courantes des assureurs, mutuelles et courtiers
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